> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.robaws.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Eingangsrechnungen ||| Das Modul **Eingangsrechnungen** ist in der Robaws Pro-Lizenz enthalten. ## Warum Eingangsrechnungen in Robaws verwalten? Du kannst dich entscheiden, deine Eingangsrechnungen in Robaws zu verwalten. Es ist für deine Buchhaltung nicht zwingend notwendig, dass die Verwaltung der Eingangsrechnungen in Robaws stattfindet, bringt aber viele Vorteile: * vollständige Nachkalkulation deiner Projekte * verknüpft: Anbindung an Bestellungen, Möglichkeit zur Weiterverrechnung an Kunden, … * übersichtlich: alle Dokumente in einer Software (Verkaufsrechnungen, Angebote, Eingangsrechnungen, Teilrechnungen, …) * praktische Extras in Robaws: Genehmigungsflow für Zahlungen, vertrauliche Eingangsrechnungen * Schnittstellen zu Peppol, Buchhaltungsprogrammen, Banking-Plattformen, Bezahlung und Weiterleitung an den Buchhalter per Knopfdruck * keine zusätzliche Pre-Buchhaltung-Software mehr nötig * klarer und personalisierbarer Überblick über bezahlte / offene Eingangsrechnungen, Übersicht aller Eingangsrechnungen pro Lieferant ***Navigiere direkt zu:*** * [Übersichtsbildschirm](#2-übersichtsbildschirm) * [Wie Eingangsrechnungen nach Robaws schicken?](#2-eingangsrechnungen-nach-robaws-schicken) * [Nummerierung oder Pro-Forma](#2-nummerierung-oder-pro-forma) * [Details der Eingangsrechnung](#2-details-der-eingangsrechnung) * [Bezahlung der Eingangsrechnung](#2-bezahlung-der-eingangsrechnung) * [Weiterleiten an den Buchhalter](#2-weiterleiten-an-den-buchhalter) * [Gutschriften](#2-gutschriften) * [Genehmigungsflow](#2-genehmigungsflow) * [Vertrauliche Rechnung](#2-vertrauliche-rechnung) ## Übersichtsbildschirm Die Übersicht der Eingangsrechnungen kannst du über die Einstellungen anpassen: welche Spalten, in welcher Reihenfolge, welche Schnellfilter? Zusätzlich kann jeder Benutzer [eigene Übersichten anlegen](https://support.robaws.com/de/article/wie-arbeite-ich-mit-tabs-im-ubersichtsschirm-von-robaws-79sd51/) und personalisieren. *So kannst du z. B. eine Übersicht aller Rechnungen erstellen, die du über Peppol erhalten hast, die du noch an den Buchhalter schicken oder bezahlen musst …* Über den Übersichtsbildschirm kannst du auch [Massenänderungen](https://support.robaws.com/de/article/wie-fuhre-ich-eine-massenanderung-in-robaws-durch-1rjn3qi/) (Bulk) für mehrere Eingangsrechnungen gleichzeitig durchführen. Eingangsrechnungen können über die Aktionsschaltflächen oben [gelöscht, archiviert](https://support.robaws.com/de/article/archivieren-und-loschen-od4i7n/) oder [gesperrt](https://support.robaws.com/de/article/sperren-a122f2/) werden und lassen sich nach Excel exportieren. --- ## Eingangsrechnungen nach Robaws schicken Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Eingangsrechnungen und Gutschriften in Robaws einzuspielen. Die gängigsten sind: * automatisch über Peppol * Weiterleitung [aus deinem Postfach](https://support.robaws.com/de/article/robawsbox-und-ocr-ki3ivw/) - optional mit [OCR-Erkennung](https://support.robaws.com/de/article/ocr-verwenden-2j311z/) Du kannst auch **manuell** eine Eingangsrechnung hinzufügen: * Klicke oben in der Übersicht auf **+** um eine Eingangsrechnung oder auf **-** um eine Gutschrift hinzuzufügen, lade das Dokument hoch (.jpg oder .pdf) und ergänze die Daten. * Klicke oben in der Übersicht auf **„Eingangsrechnungen hochladen“**, wähle die passende [Robawsbox](https://support.robaws.com/de/article/robawsbox-und-ocr-ki3ivw/) und lade eine Datei hoch. Über die aktivierte [OCR-Erkennung](https://support.robaws.com/de/article/ocr-verwenden-2j311z/) werden die Rechnungsdaten teilweise oder vollständig eingelesen. ![Eingangsrechnung hochladen](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/a/d/f/eadf6dec760ec000/screenshot-2025-08-28-at-02194_1lx00g6.png) **Weitere Möglichkeiten:** * Eine **Bestellung kann in eine Eingangsrechnung umgewandelt** werden. Gehe dazu in die Bestellung und klicke in der Übersicht auf **+ bei Eingangsrechnungen**. Alle Zeilen werden übernommen, das Dokument kannst du hochladen. * Über die [Robaws App](https://support.robaws.com/de/article/robaws-app-1mtlt58/) kannst du schnell **Kassenzettel, Spesenbelege oder andere Dokumente** als Eingangsrechnung weiterleiten. Menü: **„Eingangsrechnung hochladen“** (sichtbar, wenn [OCR](https://support.robaws.com/de/article/ocr-verwenden-2j311z/) aktiv ist). --- ## Nummerierung oder Proforma Jede Eingangsrechnung wird einer [Rechnungsart](https://support.robaws.com/de/article/rechnungsarten-journal-buchungsjournal-6mi3pd/) zugeordnet. Diese Rechnungsart bestimmt u. a. die [Nummerierung der Eingangsrechnungen und Gutschriften](https://support.robaws.com/de/article/nummernkreise-verwalten-o66s61/). Wenn du mehrere Rechnungsarten nutzt, kannst du festlegen, welcher Rechnungsart neue Eingangsrechnungen/Gutschriften zugeordnet werden. Hier kannst du außerdem einstellen, ob Rechnungen automatisch nummeriert oder zunächst als [Proforma](https://support.robaws.com/de/article/wie-erstelle-ich-eine-proforma-rechnung-m10eqk/) gespeichert werden. --- ## Details der Eingangsrechnung Bei den **Rechnungsdaten** werden die Angaben aus der Eingangsrechnung übernommen. Hier kannst du auch angeben, ob die Rechnung vertraulich ist und welchen [Status](https://support.robaws.com/de/article/statusse-1rg6oy5/) sie hat. Rechts siehst du die **Lieferantendaten**, die aus der Lieferantenakte stammen. So kannst du Bankdaten und USt-IdNr. prüfen und ggf. interne Hinweise sehen. Unten findest du die **Rechnungszeilen**. Jede Zeile kannst du einem Projekt, Betriebsmittel, einer Aktivität, einem Auftrag … zuordnen. Außerdem kannst du die [Kontierung](https://support.robaws.com/de/article/buchungskonten-kontenplan-sachkonten-56e49p/) für dein Buchhaltungsprogramm vorbereiten. | Tipp: Du kannst eine Rechnungszeile anklicken, um einen neuen Artikel zu deiner Artikelbibliothek hinzuzufügen oder den Preis eines bestehenden Artikels zu aktualisieren. Zusätzlich kannst du wie in anderen Modulen **Bemerkungen,** [**Dateien**](https://support.robaws.com/de/article/wie-kann-ich-dateien-hochladen-und-verwenden-1q3d4kz/) und [**Aufgaben**](https://support.robaws.com/de/article/aufgaben-in-robaws-ty5xeo/) hinzufügen. Und du kannst [zusätzliche Felder](https://support.robaws.com/de/article/zusatzliche-felder-48zawu/) erstellen, um weitere Infos strukturiert zu erfassen. --- ## Bezahlung der Eingangsrechnung Bei den Rechnungsdaten siehst du den **offenen Betrag** (Rechnungsbetrag minus erfasste Zahlungen). | Tipp: Füge den offenen Betrag als Spalte in die Rechnungsübersicht hinzu. Von hier kannst du Rechnungen bezahlen: * über die Schnittstelle mit einer [Bankplattform](https://support.robaws.com/de/article/zahlungen-eintragen-foms04/) * über eine [Zahlungsdatei](https://support.robaws.com/de/article/eingangsrechnungen-bezahlen-uber-robaws-mit-zahlungsdatei-yizsw1/) aus Robaws Wenn du Zahlungen nicht über Robaws veranlasst, kannst du sie auch [manuell erfassen](https://support.robaws.com/de/article/zahlungen-eintragen-zahlungsubersicht-foms04/): * ändere den Status auf „Bezahlt“ und der offene Betrag springt auf 0 * klicke auf den offenen Betrag und erfasse deine Zahlung → sobald 0 €, ändert sich der Status automatisch auf „Bezahlt“ In der Übersicht findest du oben die Aktionstaste **€**, darunter siehst du alle Banktransaktionen (eingelesen via Schnittstelle Buchhaltung oder Bank). --- ## Weiterleiten an den Steuerberater Eingangsrechnungen werden als **E-Rechnung** an DATEV geschickt. Sie enthalten die PDF-Rechnung und die strukturierten Daten. In der Übersicht kannst du Rechnungen auswählen und: * bei Online-Buchhaltungen: direkt [an den Steuerberater senden](https://support.robaws.com/nl/article/hoe-verstuur-ik-mijn-aan-en-verkoopfacturen-naar-de-boekhouder-1o1pkv7/) (Schaltfläche „an Buchhalter senden“) * bei Offline-Buchhaltungen: Rechnungen als ZIP-Datei herunterladen und dem Steuerberater schicken oder manuell importieren. Schaltfläche: „UBL“. || Aktiviere das richtige Icon über Einstellungen > Eingangsrechnungen > E-Rechnung-Download oder E-Rechnung-E-Mail --- ## Gutschriften Eine Gutschrift folgt weitgehend dem gleichen Flow wie eine Eingangsrechnung, mit einigen Besonderheiten: * du kannst [eine Rechnung referenzieren, Storno registrieren oder / und den Gutschriftsbetrag verrechnen ](https://support.robaws.com/de/article/rechnungskorrektur-stornorechnung-erstellen-1rxpyv9/) * Gutschriften können die gleiche [Nummerierung](https://support.robaws.com/de/article/nummernkreise-verwalten-o66s61/) wie Rechnungen haben oder separat nummeriert werden (über die [Rechnungsart](https://support.robaws.com/de/article/rechnungsarten-journal-buchungsjournal-6mi3pd/)). --- ## Genehmigungsflow In Robaws kannst du einstellen, dass nur genehmigte Eingangsrechnungen bezahlt werden dürfen. Hierfür lässt sich ein [Genehmigungsflow](https://support.robaws.com/de/article/genehmigungsablauf-2m9p5s/) einrichten. --- ## Vertrauliche Eingangsrechnung Eine Eingangsrechnung kann als [vertraulich](https://support.robaws.com/de/article/vertrauliche-eingangsrechnungen-in-robaws-1taqoi8/) markiert werden, sodass nur bestimmte Personen sie sehen und bearbeiten können.