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# E-Mail-Vorlagen

# E-Mail-Templates in Robaws

Um ein Angebot, eine Rechnung, eine Bestellung usw. per E-Mail zu versenden, benötigst du eine **E-Mail-Template**.  
Durch das Anlegen von Vorlagen für häufige Kommunikation sparst du Zeit und stellst sicher, dass alle E-Mails konsistent und professionell versendet werden.

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## Vorteile von E-Mail-Templates

* **Zeitersparnis**: Du musst den E-Mail-Text nicht jedes Mal neu schreiben.
* **Konsistenz**: Deine Kommunikation wird von allen Mitarbeitenden einheitlich und professionell verschickt.
* **Fehlerminimierung**: In der Vorlage kannst du bereits die richtigen Texte und Anhänge festlegen, sodass wichtige Dokumente, wie AGB, nicht vergessen werden.


Mithilfe von [Platzhaltern](https://support.robaws.com/de/article/platzhalter-117qg43/) kannst du deine E-Mail-Templates noch weiter personalisieren.  
Dadurch können automatisch Kundenname, Angebotsnummer, Projektname usw. in die Nachricht eingefügt werden.


**Beispiel:**
*Sehr geehrte(r) ${clientName},*
*im Anhang finden Sie das Angebot ${logicId}, wie besprochen.*

*Mit freundlichen Grüßen,*
*${assignee}*

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## E-Mail-Template erstellen

Über **Einstellungen > Modul deiner Wahl > E-Mail-Templates** kannst du eine neue Vorlage anlegen.

| Feld | Beschreibung |
| ---- |
| **Name** | Name der E-Mail-Template (wird bei mehreren Vorlagen zur Auswahl angezeigt). |
| **CC** | E-Mail-Adresse für Kopie-Empfänger. |
| **BCC** | E-Mail-Adresse für Blindkopie-Empfänger. |
| **Betreff** | Der Betreff der E-Mail. Du kannst [Platzhalter](https://support.robaws.com/de/article/platzhalter-117qg43/) verwenden, um den Betreff automatisch zu generieren. |
| **Status nach Versand aktualisieren** | Nach Versand der E-Mail kann die [Statusanzeige](https://support.robaws.com/de/article/statusse-1rg6oy5/) automatisch auf z. B. **„versendet“** gesetzt werden. |
| **Status nach Empfang aktualisieren** | Wird die E-Mail geöffnet, kann der Status auf **„gelesen“** gesetzt werden. Dies erfolgt über ein [Tracking-Pixel](https://support.robaws.com/de/article/tracking-pixel-h9v0se/). |
| **Status nach Änderungsanfrage** | Falls der Empfänger eine Änderung anfordert, kann der Status z. B. auf **„Änderung angefordert“** gesetzt werden. |
| **Status nach digitaler Unterschrift** | Falls der Empfänger das Dokument [digital unterschreibt](https://support.robaws.com/de/article/digitale-unterschrift-cufxhd/), kann der Status auf **„online genehmigt“** geändert werden. |
| **Anhänge zusammenführen** | Mehrere PDFs oder Bilder können als eine zusammengeführte PDF-Datei versendet werden. |


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## Anhänge hinzufügen

Folgende Dateitypen können an eine E-Mail-Template angehängt werden:

1. [Allgemeine Dokumente](https://support.robaws.com/de/article/agb-allgemeinen-geschaftsbedingungen-hochladen-144fvj4/) (z.B. AGBs)
2. [PDF-Vorlagen](https://support.robaws.com/de/article/vorlagen-fur-briefkopfe-pro-dokument-1i00hv3/) (z.B. Angebot für Privatkunden vs. Angebot für B2B)
3. [Standarddokumente](https://support.robaws.com/de/article/standarddokumente-fur-personalisierte-vertrage-und-extra-dokumente-1v7qnai/) (z.B. Bauvertrag)
4. Systemdokumente (z.B. Stückliste)

**Zusätzliche Funktionen für Anhänge:**  
* Soll das Dokument **digital unterschrieben** werden? Aktiviere **„Unterschrift“**.